Siete appena arrivati alla scrivania ed è subito “time management”. Il tempo di scorrere le mail della mattina e di impostare le priorità e via si comincia un’altra giornata!

In fondo, le regole di time management parlano chiaro: dividere i compiti secondo una logica di importanza e assegnare ad ogni task la giusta priorità, è il modo più saggio per schedulare la giornata lavorativa e, al suo termine, essere sereni di aver completato tutto ciò che c’era da fare. Finita la lista del to-do, accuratamente redatta, è tempo di mettersi all’opera: oggi ci aspetta un importante lavoro strategico, a cui dedicare tempo e massima attenzione.

E poi… che fine fa il Time Management?

Ma poi…squilla il telefono cellulare e, in contemporanea, quello fisso. Nel frattempo arrivano due mail, entrambe con oggetto “Urgente”. Dopo pochi minuti alla porta dell’ufficio si affaccia il capo che gesticola indicandovi di seguirlo in riunione, ovviamente non pianificata. Rientrati alla scrivania trovate un post-it sul monitor del pc: dice solo “Richiamami subito!”. E poi i clienti che si scatenano simultaneamente, richiedendo risposte immediate ai loro problemi. In un circolo vizioso che si ripete così per tutte le lunghe ore della giornata lavorativa, in un batter d’occhio arrivano le 19 e voi, esausti e sconvolti, vi ritrovate a fissare la pagina bianca dell’importante documento che vi eravate promessi di completare oggi.

Avvenia - Time management - Calendario

Che fine ha fatto la vostra lista? Che fine hanno fatto le regole di time management?

Il fatto molto semplice è che si sono volatilizzate lasciando spazio al caos. Sia che voi siate dipendenti o leader, il problema vi riguarda da vicino e va affrontato. Secondo Maura Thomas, speaker e trainer internazionale, il focus non è più sul time management, ma sull’attention management: è l’incapacità di concentrazione il grande nemico della produttività contemporanea. Schiacciati dalla comunicazione in real-time, oberati di lavoro e soffocati dalle urgenze, la lucidità si perde e nulla ha più un ordine o una priorità. E’ dunque importante focalizzarsi su delle nuove nuove regole. Due approcci su tutti rendono bene l’idea di quale passo rivoluzionario va affrontato durante le giornate di lavoro, superando di fatto il semplicistico concetto di time management.

1. Ad ogni ruolo, il suo compito.

Tutti su tutto, sembra essere il nuovo mantra del business contemporaneo: e allora ecco squadre di manager che presenziano in massa alle riunioni, che partecipano in gruppo alle conference call, che richiedono di essere in cc in ogni mail, al grido di “allineamento”. Niente di più sbagliato. Ogni professionista deve potersi focalizzare sul proprio ruolo e identificare l’output per cui è stato assunto e secondo cui sarà valutato. Imparate l’importanza di definire sempre chi fa cosa, e qual è l’obiettivo da raggiungere riportando il focus sul traguardo più grande, e non sui singoli task del day-by-day, poco remunerativi e time consuming. Non richiedete troppa versatilità e copertura alle vostre risorse, se non volete veder sfumare tutto il loro potenziale. Definite, quindi, chi nel team dovrà avere un ruolo front client, chi invece dovrà dedicarsi a compiti strategici ad alto tasso analitico – tenendosi alla larga da telefoni o meeting – e chi, infine, dovrà fungere da coordinatore e regista, indirizzando i lavori in ingresso.

2. Secondo punto, altrettanto importante: lasciate che le vostre risorse si concentrino su quello che fanno.

Dite no all’incubo del multitasking: fare più cose contemporaneamente – le ricerche in campo business lo dimostrano – uccide la produttività e porta all’unico risultato di fare poco e male. Premiate invece la filosofia del singolo task: ogni risorsa seguirà un singolo progetto alla volta, mettendo tutta la propria attenzione al servizio della qualità del lavoro, piuttosto che mirando alla quantità. Infine, stimolate un approccio proattivo, piuttosto che reattivo. No assolutamente al terrore del “rispondere immediatamente”, ma praticate la filosofia del prevenire ciò che potrà succedere, per stimolare l’intelligenza e la capacità strategica delle vostre risorse. Queste pratiche non sono per nulla banali, soprattutto assueffati dalle moderne forme di business che ci ha abituato alla sola frenesia: difendere la concentrazione ed evitare l’entropia, è l’unica arma per promuovere uno stile di lavoro sano ed efficace e per proteggere l’impresa dal contagio dell’ansia.